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資訊化智慧櫃在科室耗材管理中的應用

來源 : 中國醫療設備 2017第10期
update : 2017/12/07
引言
 
醫療服務活動中科室對耗材的使用數量及種類越來越多,覆蓋面廣、專業性強,在安全性方面要求較高,也占科室成本的重要地位。原有耗材每月預報計畫、定時請領、科室自行管理等多個環節浪費大量護理人力資源,更缺乏有效監管。隨著科技進步,資訊化技術在醫學領域廣泛應用,資訊化的管理手段也融入到醫院管理工作中,醫院耗材管理正在從單一的手工管理向“鏈條式”的資訊化管理髮展,資訊化的物資管理也對提高醫院整體運營績效具有重要意義。2015年,筆者任職的醫院建立了智慧物聯院內延伸服務利用資訊化智慧櫃對科室的耗材進行管理,所有耗材直接配送“一站式”服務,有效控制成本和減輕護理工作量,提高了管理效能,收到滿意效果。
 
1 常用耗材原有管理流程和存在弊端問題
 
筆者任職的醫院是一所三級甲等綜合性醫院,科室年收治2000余例病人,危重病人40%以上,臨床工作中常用耗材300餘種,其中高值耗材占25%,年使用量共計360000餘件,在請領、使用、存放、收費中均需嚴格管理,並且佔用大量護理人力資源和時間。
 
1.1 耗材使用原有管理流程
 
耗材使用原有管理流程,見圖1。


 
1.2 耗材使用原有管理中的弊端問題
 
耗材使用原有管理中主要存在以下問題。
 
(1)計畫請領與實際使用不符。科室對部分耗材使用數量計畫的制定與實際耗材消耗數量不相符,據統計2014年出現耗材擠壓8次,共21種,其中17種耗材接近有效期請相鄰科室幫忙使用未造成經濟損失,4種耗材核查時發現已過期,造成經濟損失加大科室成本。因工作忙漏報計畫7次,申請計畫數量少不能滿足工作需要16次,配送耗材的型號不符退回重新調換5次,臨時加派人力借用和領取,增加額外的工作量,導致工作忙亂。
 
(2)缺乏有效監管。科室對耗材的使用、收費、庫存數量、物品去向缺乏有效監管,可能出現少收費、錯收費、漏收費、耗材丟失;半個月的耗材使用量佔據庫房大部分空間,重疊放置,取用過程非常不方便,存在過期或保存不當等情況。
 
(3)浪費人力和時間。科室在耗材使用過程中,從申請到使用共15個環節,護理人員每月兩次對耗材清點,預算下半月使用種類和數量的計畫申請;每月至少兩次請領及放置整理;每日上下午下班前清點耗材數量配備當日及次日所用種類及數量;每月約60台介入手術,對高職耗材的核對、取用、記帳;每日醫療、護理臨時耗材的取用等環節,約佔用兩名護理人員的工作時間。
 
(4)工作環節不協調。耗材管理在日常工作中引發各種矛盾,因申請計畫時間、規格、數量不相符及耗材下送不及時等問題科室與消毒供應中心引發爭議;工作特別忙時,醫護臨時性耗材的取用與科室耗材管理護士間引發的爭議;介入手術期間因手術方式或病人原因醫生需要調換高值耗材的型號或規格,增加耗材管理護士向手術部加送耗材的次數,使護理人員臨時工作量增加,對職業滿意度降低。
 
(5)核算不精確。科室成本核算是按照耗材的請領日期對種類和數量核算的,已經請領未使用的耗材都核算入當月成本,不能精確到按實際發生制進行核算,影響科室及醫院的整體經濟運行。
 
2 資訊化智慧櫃在科室耗材管理中的使用
 
2.1 資訊化智慧櫃組成及功能
 
2.1.1 組成
 
主體結構由一台稱重主櫃、一台稱重輔櫃、兩台普通輔櫃組成,系統透過主櫃的交換機連接稱重輔櫃和普通輔櫃通信工作,透過主控台進行系統工作控制,見圖2。


 
稱重主櫃:主控台佈局在主櫃上,由PC電腦和操作軟體組成,外接設備掃描槍、指紋儀,稱重主櫃由10kg稱重大儲存格和1kg稱重小儲存格組成,主要放置較大的和較小的收費醫用耗材,如較大醫用耗材導尿包,如較小醫用耗材肝素帽,具備電控開門功能、採用稱重技術進行計數。
 
稱重輔櫃:稱重輔櫃由8kg或4kg的稱重儲存格組成,主要放置適中的收費醫用耗材,如留置針、引流袋、連接管等,具備電控開門功能、採用稱重技術進行計數。
 
普通輔櫃1:普通輔櫃1採用五層普通隔板組成,主要放置低值不收費醫用耗材,如:醫用手套、注射器、醫用棉簽等,具備電控開門功能、採用定數包掃碼方式管理。
 
普通輔櫃2:普通輔櫃2採用普通隔板組成,主要放置高值耗材,如:造影導管、微導管、導絲等,具備電控開門功能、採用高值掃碼方式管理。
 
2.1.2 功能
 
資訊化智慧櫃管理系統主要功能有:取用、清查、退還、使用者管理、報表管理、補充。
 
2.2 資訊化智慧櫃操作流程
 
資訊化智慧櫃操作流程,見圖3。
 


2.3 資訊化智慧櫃管理環節
 
資訊化智慧櫃管理環節包括以下幾個方面:
 
(1)耗材資訊的設置環節。中心倉庫為一級倉庫,將科室近3年所使用耗材的種類及數量進行調研,結合實際供應情況列出耗材的名稱、型號、規格等資訊,系統管理人員按照以上資訊將耗材分成稱重計算數量、定數包掃碼和高值掃碼3類。科室智能櫃設為虛擬二級庫,實行代銷制,每種耗材設定基數及基數下限,達到基數下限時醫院物流中心收到該物品使用資訊並及時配送。
 
(2)用戶管理的設置環節。科室工作人員設定用戶管理,護士長、病區護理組長具有取用、退還、清查等管理許可權,其他護理人員只有取用、退還許可權;醫院物流中心工作人員有補充許可權。
 
(3)耗材配送流程。醫院物流中心人員依據物品使用資訊,正常運行下每1~2d對使用的物品進行核查補充,基數達到下限時隨時補充,見圖4。


 
(4)耗材使用統計環節。每月底統計補貨單報表、耗材庫存報表生成相應的物資消耗材料報表,科室護士長或護理組長簽字確認,針對所使用的耗材按照實際發生質進行分析統計。
 
(5)出庫結算環節。每月底中心倉庫管理人員依據物資消耗材料報表列出科室銷售出庫單,科室再次核對簽字確認後遞交經濟管理科核算耗材成本費用。

2.4 資訊化智慧櫃在科室耗材管理中的優點
 
資訊化智慧框在科室耗材管理中有以下優點:
 
(1)耗材直接配送“一站式”服務。資訊化智慧櫃設為虛擬二級庫,放置護士站治療室門口,所有物品由醫院物流中心人員直接配送,醫護人員做到隨用隨取,隨取隨有,取用非常方便。科室每取出一樣物品醫院物流中心人員將收到該物品使用資訊,按需配送,用多少送多少,正常運行下每1~2d對使用的物品進行核查補充,基數達到下限時隨時補充,不會出現使用中斷的現象。
 
(2)退還方便。耗材取用後未及時使用,單個包裝未打開時可以退還,避免耗材隨意放置和浪費。
 
(3)減少流程、節約空間。科室對耗材的計畫申請到使用共減少13個環節,出現問題的機率降低,減少了耗材種類和數量的清查核對;庫房不再存放物品,節約使用空間,避免出現耗材丟失、過期、保存不當影響使用等浪費現象,減少耗材支出成本。
 
(4)耗材資訊採用“鏈條式”的追溯管理。智慧櫃內耗材歸屬於中心倉庫,科室人員採用用戶名或指紋登陸後進入系統,稱重計算數量的物品取用後提交取用結果,定數包掃碼和高值掃碼的物品掃碼後提交取用結果,所有提交取用結果後的耗材計入科室成本,智能櫃內每件物品都能核查清楚取用人員,及物品去向;隨時可以清查物品的結餘資訊,每月按實際發生質進行核算,統計時間節點可精確到分鐘。
 
(5)節約人力和時間。科室對耗材從請領到使用的環節減少,不再進行儲備管理,有效減少護理工作中非護理內容,節約了兩名護士耗材管理的時間和人力成本。減少了護士長、護理組長在科室管理中耗材管理所佔用的時間。
 
3 討論
 
3.1 優化護理工作流程
 
科室共兩個病區,日均病人數>100人次,危重、臥床病人多,護士工作責任大,任務繁重,人力資源非常緊張。常用耗材直接配送“一站式”服務,智慧櫃設為虛擬二級倉庫,放在護士站治療室門口,做到隨用隨取,隨取隨有,取用非常方便。醫院物流中心可隨時接收到科室智慧櫃內耗材使用資訊,當具體某種耗材到達基數下限時,物流中心系統會進行科室庫存預警,然後會主動補貨至上限數量,供科室日常使用,月底再進行消耗結帳。科室護理人員使用耗材時減少了申報計畫、清領物品、整理物品、每天核查和準備物品等13個環節,優化護理工作流程,有效減輕護理人員工作量,將節約的兩名護理人力資源補充到臨床一線護理工作中,承擔責任護士具體工作內容,真正把護士的時間還給病人,增加了護理時數。
 
3.2 提高工作管理效能
 
透過資訊化智慧櫃在科室耗材管理中的應用,使高值耗材和常用耗材的管理更加科學、規範、精准。護士長和兩名護理組長對常用物品和賬務管理的時間明顯減少,把更多的時間用於臨床護理品質的管理。透過滿意度調查顯示病人對護理工作滿意度由95.6%提高至98.9%,醫院回訪辦的資訊平臺回饋表揚科室護理組和護士個人的人數、次數均有所提高。醫生對護理工作滿意度提高至99.3%,護理人員對工作現狀的滿意度提高至96.3%。
 
3.3 有效降低成本,提高實際發生質核算精確度
 
資訊化智慧櫃設為虛擬二級倉庫,櫃內耗材歸屬於中心倉庫,科室庫房不再存放物品,節約庫房空間,不會出現物品積壓、過期、破損等造成浪費的情況,並做到每件物品都能核查清楚使用人員及物品去向,有效控制耗材成本;科室管理環節減少,節約兩名護理人力資源成本。
 
科室所使用的耗材種類越來越多、價格越來越高,尤其是高值耗材,每月按實際消耗量核銷出庫核算,使成本核算更加準確,對科室的經濟管理起到良好制約效應。
 
3.4 使用設想
 
智慧櫃的資訊化管理,如果能與醫院局域網資訊連接,在耗材取用時與病人計費資訊相連,實行一對一收費,護理人員使用後不用手工計價避免錯誤和遺漏收費,更加方便臨床護理工作。
 
4 結論
 
資訊化智慧櫃在科室耗材管理中使用後,優化了護理工作流程,提高工作管理效能,有效降低了成本,提高實際發生質核算精確度,資訊化的物資管理也對提高醫院整體運營績效具有重要意義,也是資訊化時代醫院耗材管理的發展趨勢。