亞洲健康互聯
優化產業的推手,生醫商機的GPS!

首頁產業資訊醫材報導醫材產業醫院軟體專案調查研究方法探討

醫院軟體專案調查研究方法探討

來源 : 中國醫療設備雜誌2018年第6期
update : 2018/08/10

引言
隨著中國醫療水準的不斷發展,越來越多的醫院選擇醫療資訊化來説明醫院在醫療品質、患者滿意度、床位周轉率以及醫療安全等多個方面進行提升。但隨著資訊化過程的不斷深入和醫院的不斷發展,原有的老舊程式由於廠家、本身架構、業務需求無法滿足等原因,面臨著淘汰更新的命運,另外一些沒有軟體支援的醫院業務也因為資訊系統的便捷性,逐漸開始試水資訊化網路化[1]

但由於資訊化建設的複雜性等原因,一方面具體業務科室往往僅僅著眼於業務需要,無法全面的認知到資訊系統是一個多層次相互依靠、軟硬結合的有機整體,另一方面目前大多數醫院往往採用申報預算、集中採購的招標流程,而業務科室由於不瞭解產品之間的差異,導致劣質產品低價中標的結果產生。所以如何選擇一套適合醫院現有業務發展情況的、滿足資訊化部門長期運營的、運營風險較小的資訊系統就成為了大多數醫院資訊化建設的重中之重。因此,本文設計一套醫院軟體專案調研方案,希望為醫院資訊化及相關部門在資訊化建設路上少走彎路做出貢獻[2]

1 調研目標
一般大型醫院都存在著集中採購的流程,而專案進行集中採購的前提則是:① 業務科室申報項目調研的目標;② 專案經過醫院或上級部門審核;③ 公開招標(通過參數打分和金額來確認中標情況)。而公開招標往往需要3 家或3 家以上不同產品廠商參與競標才能完成招標流程,而一般來說產品越好,價格越高,相對的中標幾率也就越低。因此,調研的目標也就是通過調研,一方面得出三家或多家能力優秀、相差不遠且符合院方和相關業務科室需求的廠家參與競標;另一方面完成專案參數表製作,保障高品質產品中標的可能性;最終實現無論哪一家中標項目都能夠完成項目既定需求,將項目風險控制在可控範圍內的目標[3]

但如何得出這幾家廠商,則是我們在實現調研目標的過程中需要詳細實現的具體步驟:① 目標與需求;② 廠商鑒別;③ 詳細測試。

1.1 明確目標與需求
目標與需求是專案的基礎,也是項目最終實現的基石,只有明確了目標和詳細需求的專案才有可能成功。另外大多數醫院在選擇資訊化系統時往往抱著少花錢多辦事的心態,這本身是正確的,但如何在資金有限的前提下將好鋼用在“刀刃”上就成了專案成敗的關鍵。因此在明確“刀” 的範圍的基礎上,進一步明確“刀刃”的範圍也將為系統的選型、上線和長期運營帶來意料之外的好處[4]

1.2 尋找廠商,背景調研
由於軟體和設備不同,越是重要的軟體在其維保階段不但需要長期的運行維護,而且經常面臨不斷的新需求開發工作;而對於廠商來說,其業務深度情況(是否能滿足所有業務的需要)、醫院應用情況(是否有良好的應用案例)、本機服務情況(由於醫院特殊性重點系統需要7×24 h 運行)和其本身的實力情況(長期合作能力)往往影響著專案最終的成敗。

1.3 確認方案,軟體測試
測試的目標一方面驗證廠家現有程式的需求符合情況、系統架構的完整性、硬體架構的穩定性和產品整體的易用性,另一方面從側面驗證廠家的實際運營能力、相關人員配合度、專案渴望度等。最終結合廠商實際情況,為最終選擇上報候選廠商做好準備。

2 調研流程

2.1 調研流程圖
調研流程圖,見圖1。調研從業務調研、廠商調研和產品測試三方面進行。首先進行的是“業務調研”,其目的是為了明確業務痛點,瞭解自身業務需求並進行確認;其次進行的“廠商調研”,它是在完成“業務調研”的基礎上對候選產品進行初篩。通過瞭解廠商資訊、產品功能、產品應用效果和實地回訪確認候選產品的功能、穩定性、可用性、可塑性和售後是否能滿足我方需要;最後進行的“產品測試”是對入圍廠商的最後一道把關,其目的是對候選產品在我方實際業務環境中的部署方式、功能滿足度和實際應用效果進行評分。最終形成候選廠商名單和調研報告,並根據調研報告得出預算評估和參數表為醫院招標打下堅實基礎[5]


1 調研流程示意圖

2.2 需求調研
業務調研是項目的基礎,項目調研進行的是否詳細和完備,這關係到調研階段測試結果、廠商的推薦和參數表的制定,繼而影響到專案招標的最終結果。另一方面,在專案實施階段則直接關係到專案能否順利實施和驗收(一般情況下專案實施階段只對專案需求做小幅度的調整和細化)[6]

一般來說專案調研的開始是從專案產生的背景開始分析,一般來說大型項目上線不外乎以下兩個可能:① 現有業務流程缺少資訊系統支援,想通過資訊系統提高工作效率和服務品質;② 現有業務系統雖然已經有業務支援,但是由於廠商、產品本身或需求無法滿足的情況,導致需要進行升級或更換。因此,作為業務調研來說,項目背景主要是瞭解專案方向,是流程業務資料資訊化,還是說因為各種需求現有業務系統無法滿足而進行的系統升級或更換。如果是新系統,由於相關業務人員對資訊化的概念並不深入,也不瞭解自身業務該如何實現資訊化,因此專案的調研主要重心是放在業務流程和資訊收集和資訊化上;如果是升級換代,業務人員已對系統流有很深入瞭解,在後期測試階段可由業務人員直接對新系統進行評測來確認系統需求的滿足度,因此後期的調研重心應該放到原有系統存在問題的改進和新需求的滿足上[7]

在確認的專案目標之後,需要對整體業務基本情況進行調研,調研分為:

1)業務調研,包括確認業務聯繫負責人(一般來說項目會由業務科室主任和資訊科主任先行溝通,需求整體來說業務科室主任最熟悉,但是由於領導的時間不穩定性、細節的不完全明晰等原因,需要業務科室制定調研負責人,先參與收集需求,在整理後由業務科室主任確認),明確需要資訊化的業務流程,涉及的部門。

2)環境調研,包括現有業務系統情況(是否有現用的資訊系統,是否代替現有系統,現有系統由哪些不足等)、設備情況(包括電腦、需要入網的一起設備等)、網路情況(交換機情況,網路容量情況)等。

3)需求分析,包括需要專案所需硬體設備(伺服器設備、網路設備、業務人員操作電腦及相關設備等),需要資訊化的業務流程、需要與現有系統製作的介面、需要重點確認的需求等。

4)文檔記錄,對以上調研內容進行及時記錄,形成需求文檔,最終交由業務科室負責人確認簽字,完成整個需求調研階段。隨著項目需求調研文檔的形成,標誌著該項目主要業務需求已經明確,它的明確有利於對下一步對廠商調研工作的開展,也有利於調研後期廠商對專案的報價,並對專案最終順利驗收具有指導性的意義。

5)廠商調研。隨著需求調研的結束,專案的目標總算不再是雲裡霧裡了,但如何實現這個目標確是下一步我們要著手解決的問題。對於尋找廠商解決問題來說一般分為兩種情況,一是聯合開發,這種情況主要是因為醫院在資訊化方面的特殊資訊化需求或是較為先進的資訊化需求,市場上還缺少成熟軟體的情況;二是採購修改,這種情況主要一般應對於較為常見的資訊系統如HISLISPACS 等,由於業務需要或是現有系統的各類問題需要重新採購新的資訊系統[8]

第一種情況,一般來說主要選擇研發實力雄厚,對於相關醫療軟體有所建樹的廠商。他們在醫療行業的軟體發展有較強經驗,也有利於軟體後期實施和運維,這種廠商的尋找方式一般是在於醫院現有資深合作的廠商中進行進一步溝通是否有相應意願(這些廠商一般情況下與醫院有較好的業務往來同時醫院對其開發實力、業務態度、開發能力有較深入的瞭解),故不再此次調研範圍之內[9]

第二種情況,主要面向專業業務性較強的廠商,這類廠商常常在某一醫療業務上有較為深入的研究和技術積累,適合一般大中型醫院進行系統快速上線。但是一般情況下對於成熟系統對應的廠商來說數量較多,從中區分出哪些廠商更適合我方需求則是本次專案調研需要探討的重點[10]

尋找廠商。廠商的資源來源一般分為以下3 類:① 業務科室推薦,業務科室領導經常參加相應會議,一般情況下對於現有業務的資訊化情況較為熟悉;② 網上排名,網上沒有常見的某一業務的廠商排名,但有相應醫院業務科室的排名(如復旦醫院排行榜前50 醫院),通過溝通即可快速瞭解對方醫院現有該業務系統的情況、系統運轉情況、系統廠商情況;③ 兄弟醫院使用情況、其他廠商推薦情況等。該階段主要通過溝通瞭解不同廠商在各個醫院的分佈情況,一般情況下收集前5 名的廠商的銷售人員聯繫資訊進行下一步工作[11]

背景調研、產品調研和案例調研。在聯繫上目標廠商銷售人員之後,下一步主要工作就是對目標廠商的廠商經營背景、產品內容和過往案例進行調研。在經營背景方面,主要瞭解廠商名稱、註冊資訊、公司性質、註冊資金、去年公司營收情況、服務能力、研發能力、在醫院所在城市是否有分公司(辦事處)、運維機構和產品研發機構等公司資訊。在產品內容方面主要瞭解產品的軟硬體架構資訊和產品模組資訊,並與需求進行逐一對照,初步確認系統對業務的滿足程度和可能的修改程度。在過往案例上,主要由廠商提交其自身完成且正在運營的專案資訊,一個是能縱向對比各廠商的服務能力,另一個是為下一階段的產品回訪做好準備[12]

產品回訪。對於重點專案組織業務人員和科室技術人員,對各廠家提供的醫院進行業務訪問。主要用於確認其業務開展情況、系統軟硬體架構情況和系統實際運轉情況,為後期的測試與評價打下基礎。

通過以上廠商調研過程,醫院業務部門可以清楚的瞭解到目前國內該項業務流程最新的資訊化水準,另一方面,醫院需要在眾多候選廠商之中選定3~4 家廠商進行產品測試,並最終確認上報的廠商和項目參數表[13]

2.3 產品測試
對於產品測試的主要目標,一是驗證現有廠商產品哪個更符合現有醫院實際業務需求,二是對比不同廠商之間的產品優劣程度,三是確認廠商對項目的重視程度,四是通過測試得出最終上報的廠商,五是綜合測試結果和業務科室的實際意願制定參數表,為該專案的立項和招標做好準備[6]。整個測試過程可以分成以下3 個部分[14] :(1)方案收集與評估:首先是向各個參與測試的廠商進行方案收集,針對方案中的硬體架構、軟體架構和實際應用所需的硬體是否具有醫療業務所需的安全性、穩定性和可靠性進行技術論證;特別是針對新架構任意一點的軟體和硬體故障,系統整體需要仍然對外提供完整可靠的服務;同時系統需要有完善的系統報警機制,告知管理人員進行及時的故障排除。

2)環境搭建與產品測試:在方案論證的同時,就可以安排甲方在資訊化部門進行業務環境搭建,之後有業務部門各業務主管對產品進行實際測試。測試的目的有兩個:一是實際確認產品的對醫院現有業務的覆蓋面;二是各廠家之間產品的易用性評估;三是尋找各廠商間的明顯差異點,為後期專案參數表制定做好準備。

3)結果匯總:對方案評估結果、產品測試結果、廠商情況和廠商配合度結果(廠家對醫院需要的回應情況和測試配合情況)等資料進行收集、整理和分數換算,一般情況下分數比例建議為3:5:1:1。最後再與業務科室進行確認後,對內發佈最終測試結果,為後期招標廠商選擇和參數表製作打下基礎。

2.4 調研報告與候選名單
收集業務調研、廠商調研和產品測試的各項過程性文檔和結果性報告,形成最終的《專案調研報告》。根據調研報告,由資訊化部門和業務部門一起商討出項目的候選廠商名單(一般為3 家)。

2.5 預算與參數表
依據《項目調研報告》(其他醫院的採購價格,我方的業務需求,廠家測試排名等),科室就能基於各候選廠商的報價制定出一個合理的專案預算和《專案參數表》,確保專案招標結果的可控性和可用性,最大程度的減少項目風險[15]

3 總結
上述調研方案需要醫院方包括資訊部門的深度介入,如果所有資訊系統均採用以上方案,雖然能使得系統品質得到保障,但因此會產生較大的時間成本和人力投入成本。所以建議對於單獨承載醫院某項重要業務(如EMRLISPACSUISPIS 等)或該業務與HIS 有較深入資訊交互(CDR、資料匯流排平臺)的資訊系統採用以上調研方案,其他業務系統可對調研過程進行部分刪減達到自身所需的目標。

對於醫院來說,一個大型的業務軟體往往支撐著醫院一塊重要業務的對外服務,而醫院業務一般都是7×24 h運行,因此如何選擇一款適合的系統軟體,它的安全性、穩定性和可靠性是否符合要求,就成了醫院採購業務系統的重要前提。另外為防止現有醫院招標模式低價中標的可能,通過招標參數詳細說明業務科室的實際需要,從而對廠家進行參數規約也成了業務部門和資訊化部門對抗低價中標的唯一手段。

因此,為了醫院業務穩定健康發展,保障醫院的醫療品質、患者滿意度以及醫療安全水準不斷提高,項目前期調研已經成為醫院大型資訊系統採購之前的必經之路。而所有的調研都是為了規避項目過程中的各類風險,只有在調研充分的基礎上,項目後期的招標才不被動,專案也才能順利的實施和驗收[16]

[參考文獻]
[1] 蔣娟,王以群,薑瑜.醫院資訊系統的建設與應用研究[J].資訊與電腦(理論版),2010,(2):57-58.
[2] 張群,劉紅梅,邱潔,.調研活動的系統研究[J].科技創新導報,2013,(28):164.
[3] 王顯科,肖兵,周樂明,.重慶市市級醫院資訊化建設現狀與分析[J].現代醫藥衛生,2016,32(15):2277-2280.
[4] 王成,許濤,孫磊,.加強公立醫院成本核算的幾點思考——基於北京市的調研[J].衛生經濟研究,2016,(1):14-19.
[5] 汪偉.成功的資訊化專案始于成功的需求調研[J].智慧製造,2010,(6):21.
[6] 周彬,鞏玉秀,張宇,.醫院消毒供應中心資訊化管理[J].中國醫院,2014,(11):5-6.
[7] 朱妍昕.醫務人員資訊需求調研分析[J].醫學資訊學雜誌,2015,36(3):62-66.
[8] 邸金平,馬敬東,張會會,.資訊技術對醫患溝通的影響——基於文獻的分析[J].中國衛生事業管理,2014,31(11):811-814.
[9] 胡名堅.醫院資訊系統安全風險管理對策研究[J].資訊系統工程,2016,(3):55.
[10] 王宏宇,劉春秀.醫院資訊系統專案風險管理研究[J].中國醫藥導報,2017,14(28).
[11] 王文燕,黃遠春.需求調研對企業資訊化建設的作用[J].汽車科技,2010,(4):71-73.
[12] 莫文導,鄧樹明.淺談公安科技資訊化專案需求管理[J].廣東公安科技,2017,25(2):1-4.
[13] 余超,徐玉茗,李馨齡,.我國醫院資訊系統與國家藥品不良反應監測系統對接的需求調研[J].中國藥物警戒,2016,13(3):154-158.
[14] 王才有,湯學軍,董方傑,.全國三級醫院資訊化情況調查研究[J].中國衛生資訊管理雜誌,2016,13(4):342-347.
[15] 翟紅,孫曉琳,徐紅.給醫院資訊系統(HIS)中的需求調研把把脈[J].醫學資訊(上旬刊),2006,19(7):1140-1141.
[16] 趙金璽.關於山西省公立醫院公益性測度與評價調研報告[J].經濟師,2016,(4):254-255.