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雲端醫療設備維修管理創新模式的設計與應用

來源 : 中國醫療設備 2017第12期
update : 2018/03/12

引言

隨著現代社會的快速進步,先進技術的高速發展,資訊化的手段在各行各業的應用正如火如荼,極大提高了各行業的生產效率,醫療行業本身也經歷著從經驗治療、設備輔助到設備主導的發展歷程。通過創新技術手段,特別是移動互聯網、雲服務、大資料、物聯網等技術實現醫療資源人、財、物的動態管理,提升安全品質,提升效率,降低運營成本和浪費已經成為大家的共識 [1-2]
 

2015 10 月大陸國家食品藥品監督管理總局發佈了《醫療器械使用品質監督管理辦法》(CFDA 18 號令),第三章中詳細規定了維護維修管理要求,加強在用醫療設備的維護維修的監管,以保障醫療器械應用品質,並且明確鼓勵醫療器械使用單位採用資訊化的手段進行醫療設備的管理。大陸國家衛計委也正在試行《醫療器械臨床使用管理辦法》,基於資料化和可追溯的醫療器械使用品質管制的模式將成為各個醫療機構的管理重點。

 

國際通用的 JCI 標準也對醫療設備的管理要求全生命週期的管理維護資料精准可追溯 [3]。如今多數醫院使用了資訊化管理軟體 [4],比傳統的全手工或者試算表的形式有了很大進步,但多數為單機版,或者是網路簡單共用版本,雖然對維修維護有一些電腦操作,但資料孤立、使用不便、流程追溯困難、使用繁瑣、資料品質難以把握、統計分析困難,最後往往軟體系統處於閒置狀態。合理採用新技術實現在用醫療設備的資訊化管理成為必然 [5]

 

1 目前維修維護管理現狀

作者任職醫院是三級甲等婦產科專科醫院,擁有 3 個院區,是上海市文明單位,上海市幹部保健指定單位。醫療設備種類繁多,專業醫療設備有 3700 多件,廣泛分佈在 3 個不同的院區。擁有 6 位醫工人員,極少數大型醫療設備購買了原廠保修,絕大多數設備為院內自主維修,內修比例超過了 90%。設備科設備維修數量大、工作繁重,容易出現以下問題。

 

1)醫療設備名稱不統一。醫療設備種類、廠家、型號眾多,在醫院的不同科室不同廠家生產的設備都有不同的名稱定義,同樣的設備的不同時段採購也可能有前後名稱不一致的情況發生,同時針對不同的設備,還有不同的監管要求和計量標準,目前在行業內還沒有一套嚴格統一的名稱標準體系 [6],為維修維護資料的採集和統計分析造成很大困難。

 

2)維護資料難以分析。對每台設備維修和維護過程進行手動記錄或者傳統軟體和試算表的方式,難以保證過程的監管和保證記錄資料的品質,統計分析難以實現,很難評價出醫療設備使用過程中所產生的經濟效益和社會效益。
 

3)不重視維修過程的記錄。傳統方式下,醫工人才的發展和培養上,更加關注對醫工人才專業技能的提升。從而工程師對維修過程的記錄和追溯不夠重視,往往只注重維修結果,維修過程記錄不及時全面,遺漏和錯誤容易發生而難以糾正錯誤。這些問題的發生對醫療設備維修工作的開展和精細化管理有著直接影響。同類設備同樣的故障現象和故障原因可能多次出現 [6]。由於以前的維修記錄不全不准以及查閱匯總困難,工程師在故障判斷、查找資料到進行檢修確定維修方案的時間延長,而且存在很大的盲目性,歷史維修記錄和維修經驗累積困難,維修過程費時費力 [7]

 

4)維修回饋和服務評價缺乏。醫工在接到臨床報修後是否第一時間回應,回應速度和維修速度,維修過程的長短是技術原因還是人為原因、是配件原因還是其它原因,均缺少相應過程的記錄和及時地給臨床回饋,可能導致臨床科室對設備科的工作有意見 [8],設備科管理者對醫工人員工作品質和數量的考核也缺乏客觀資料。

 

2 醫療設備專業管理系統

大資料的時代「得資料者得天下」,靠傳統的、手工的紙質數據根本無法體現出擁有資料的優越性,不僅資料量不夠大,而且手工根本無法對大量的資料進行分析處理,因此醫療設備資訊化管理的實現勢在必行 [9-10]。移動互聯網由於其便攜性、移動性和即時線上的特點,通過二維碼連結手機端和微信,可以實現跨區域多角色協同、即時更新資料,進而實現醫療設備的動態監管,效率效益以及安全性的提升。通過大資料核心演算法可以不斷為醫院管理者,區域主管部門機構提供準確有價值的資料包告,為科學決策提供精準的客觀依據。根據當前發展現狀,綜合多方面考察論證,我們選擇了基於雲端運算的醫信雲服醫療設備管理雲服務平臺,下面將從設備的精準檔案管理、維修管理、質控檢查管理、資料統計分析等方面做一個介紹。

 

2.1 精準、動態的醫療設備檔案管理

透過「動態二維碼+移動互聯 + 雲端運算」技術 [11] 建立設備雲台賬,設備與雲台賬透過動態二維碼關聯。用戶可以便捷地通過手機、 PAD、電腦安全查看相應設備檔案資訊,相應查詢介面見圖 1~2,突破了傳統設備檔案只能在固定電腦查看的限制。結合醫信雲服的標準化資料庫,保證醫院醫療設備台賬資訊的精準和動態,資料即時線上更新,符合 CFDA 18 號令和行業標準的最新要求。


1 設備查詢PC端介面



2 設備查詢手機端介面

 

對於存量和新入設備,粘貼二維碼後,通過手機端APP 拍照識別設備銘牌資訊和註冊證資訊等,即可對應關聯到醫信雲服平臺的醫療器械標準通用體系(Medical Device Inter Standard Protocol MDISP)資料庫,完成醫療設備精準資訊的完善。 MDISP 資料庫裡會包含醫療設備的通用名稱、品牌、型號等,避免設備資訊不標準、描述多樣導致的資料無效,無法深入分析和發掘資料的現象發生,同時還包括準確的 CFDA 註冊證資訊,如標準名、註冊名稱、品牌、型號、廠商、註冊證有效期等,提供符合國家CFDA 規定的編碼分類方式,包含《醫療器械監督管理條例》(國務院令第 680 號)中醫療設備風險程度分類情況,同時支援大型醫療設備相關電子文檔的便捷存儲和查閱管理,如合同、說明書、操作手冊等,以及包括賬務、技術資料、計量、質控、維修等在內的檔案,使醫療設備資料精準可追溯、可分析。再結合雲計算和移動互聯網 + 的便捷性,日常管理工作可隨時在手機端登錄,避免了二次輸入的遺漏和錯誤,保證設備檔案的準確性和動態更新,真正意義上解決了醫療設備檔案長期存在的不全、不準、不動態的現象。

 

2.2 便捷的維修管理

當設備發生故障時,臨床科室使用人員或者設備責任人可以使用手機微信掃一下設備上的二維碼即可出現報修頁面,可以方便的選擇該設備的常見故障現象,也可以自行登錄本次故障的現象,如使用文字登錄,對一些設備雜訊或異響可以錄音,對一些物理破損或者其它不好描述的現象可以拍照等等,充分還原故障現象,便於接修醫工準確判斷故障原因,減少往返的溝通,提高維修的效率 [12]。當報修工單提交後,維修工程師會第一時間在手機上收到這台設備的報修推送,工程師接修好的相應故障處理情況,都會第一時間推送到報修科室相關人員手機上,減少了臨床科室和設備科醫工的溝通障礙,雙方資訊共用,對一些重要設備故障,相關主管領導手機上也可以得到故障資訊的推送,多方協同,提高醫療設備維修效率和使用率,降低設備故障導致的潛在醫療風險 [13]。設備報修流程圖,見圖 3。報修介面手機端,見圖 4

3 設備報修流程圖

4 報修介面手機端
 

使用手機掃碼方式可以減少報修記錄的工作量,加快報修的速度,同時直接透過微信將故障情況報到維修工程師手機上,加快維修反應速度,借助科室網路電腦,將醫院設備當前狀況及故障率、故障性質,直接統計出來隨時可供查詢,統計每種設備的故障性質及發生率,可作為設備更新的參考依據,同時對維修記錄的準確記錄和追溯,可以深入分析維修資料,提高維修回應速度,降低平均維修修復時間和提高平均停機故障間隔時間,降低因故障停機時間,提高設備的使用率。
 

2.3 工作臺管理

醫信雲服醫療設備管理雲服務平臺可以為不同角色許可權的用戶提供工作臺管理的功能,可以在手機端即時查看所負責設備的整體狀態,不受時間和地點的限制,無論是在出差、開會、外出等各種情況下,均可以即時便捷的把握設備的整體狀態,便於緊急狀態的處置和極大提高醫療設備的管理效率,裡面會包含設備的整體故障維修狀態,如待接修的設備數量、待確認的設備數量、正在維修中的設備數量、已完成維修的設備數量、未上傳發票的工單數量(若需要)、逾期未完成的工單數量、維修成本的即時統計等。同時也會顯示質控計畫的執行情況,預防性維護的執行情況,當月需待完成的數量、未通過的數量、逾期的數量等等,對計量強檢、保修合同的執行和逾期提醒等均可以在我的工作臺上便捷查看。我的工作臺介面,見圖 5

5 我的工作臺介面
 

2.4 質控檢查管理

日常檢查、工程師巡檢、預防性維護、計量強檢管理等功能均可以在醫信雲服醫療設備管理雲服務平臺上便捷地來操作完成。首先在 PC 端網頁登錄醫信雲服醫療設備管理雲服務平臺,在質控管理 [14] 模組對日常檢查、工程師巡檢、預防性維護、計量強檢管理的專案進行自訂添加。在添加和維護好專案後,即可對日常檢查、工程師巡檢、預防性維護、計量管理等功能做計畫的配置,某設備預防性維護介面,見圖 6。配置好不同科室不同設備質控計畫後,相關人員(如醫工或者授權的設備責任人、護士醫生等)就可以對這些設備進行檢查巡檢的管理了。

6 設備預防性維護介面
 

在進行檢查巡檢管理時,在設備旁邊打開手機微信,掃碼即可完成檢查巡檢的內容,檢查巡檢結果即時同步到設備台帳檔案下,沒有二次輸入,減少資料記錄錯誤,記錄動態可追溯。
 

對於質控檢查相關功能的創新模式管理,可以有效減少遺漏和記錄不全不准難以追溯的情況發生,符合各級主管部門和行業標準的要求,提高我院醫療設備質控管理的水準,最大化降低由此引起的醫療風險,更好的服務於臨床科室。
 

2.5 醫療設備管理動態螢幕

即時顯示裝置狀態,如故障設備維修狀態、設備可用數量、高值設備可用情況呈現、生命支援類設備可用情況呈現、月巡檢進度情況、月維修完成情況、科室設備可用率情況以及即時的故障報修情況等等。多維度的即時資料視覺化呈現,科學管理,一目了然。大螢幕的示意圖,見圖 7

7 醫療設備管理動態大螢幕
 

3 醫療設備維修統計分析

結合便捷的維修過程,醫工每一次維修過程均可以詳細地在系統裡記錄,方便快捷。我院已使用這套系統 6 個月左右,系統共登錄 3303 台專業醫療設備,分佈在 72 個科室和 9 棟建築物裡面,共有 355 個品牌和 228 個品類的設備,目前累積產生了 732 次維修工單,其中內修 670 次,占比 91.53% ;外修 62 次,占比 8.47%。設備總體情況和維修統計,見圖 8

8 設備總體情況和維修統計
 

內外修的分佈情況在每個月比較平均,整體的故障報修次數比較穩定,每月均在 100~130 次之間,整體上來看有一定下降趨勢。在使用年限的分析中,目前我院醫療設備主要集中在 3~5 年的使用期限,這也是目前維修工單產生集中的地方,維修概況分析,見圖 9

9 維修概況分析
 

維修科室分佈情況一清二楚,對於故障高度發生的科室,會調配足夠的維修力量,保證設備完好率,提高臨床的滿意度。不同價值設備和不同科室維修分佈,見圖 10

10 不同價值設備和不同科室維修分佈
 

對這些故障工單數量產生的品牌和品類的統計分析,見圖 11

 


11 維修設備品牌和品類分析

對醫工工作量也可以詳細記錄和統計,對維修響應時間等維度可以對醫工人員的工作考核提供一定的參考依據,醫工工作情況分析,見圖 12。

12 醫工工作情況分析
 

4 總結

「移動互聯網 + 雲端服務 + 大資料」模式的醫信雲服醫療設備管理雲服務平臺,不但能夠全範圍、全生命週期的管理所有設備,更會大大縮短設備報修、維修溝通所佔用醫護人員的寶貴時間 [15],實現採購、維修、質控管理的事前計畫、事中控制及事後查詢,快速實現高效、規範的設備管理,且能不斷優化相應流程,提升整體運行效率。更能通過科學分析手段,優化資源配置,降低設備故障停機時間,在保障醫療安全與品質的同時,提高設備使用效率及效益 [16]
 

除此之外,該創新模式可以讓醫療設備的全生命管理資料得到有效發掘和運用,實現多維度數據解析,為醫療設備的精細化管理、為醫院設備管理部門科學決策提供資料支援,使醫療設備的管理資料價值得到有效發揮。
 

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